Informativa sulla Privacy

Chi Siamo

OSS Manager è un'applicazione online per la gestione di accademie di arti marziali, operata dal Portogallo e disponibile a livello globale.

Titolari e Responsabili del Trattamento

OSS Manager opera come piattaforma B2B2C con i seguenti ruoli relativi ai dati:

• OSS Manager (Titolare della Piattaforma): gestisce la piattaforma SaaS e definisce le politiche globali sui dati.
• Ogni scuola abbonata (Titolare della Scuola): determina lo scopo della raccolta dei dati degli studenti ed è responsabile della comunicazione con i propri studenti sull'uso dei dati.
• OSS Manager agisce come responsabile del trattamento per conto delle scuole per tutti i dati a livello studente.

Dati Che Raccogliamo

Dati dell'account:

• Nome
• Email
• Password (memorizzata in forma crittografata)

Dati inseriti dagli utenti:

Gli utenti con autorizzazioni Maestro e Insegnante possono registrare:

• Nome dello studente
• Email
• Telefono
• Data di nascita
• Peso
• Cintura e grado
• Indirizzo
• Immagine dello studente (opzionale)

Dati tecnici:

• Indirizzo IP
• Tipo di browser e dispositivo
• Cookie e log di accesso

Dati Sensibili

Le seguenti categorie di dati richiedono particolare attenzione e sono trattate con protezioni rafforzate:

• Dati sanitari (certificati medici): forniti volontariamente dagli studenti per richiedere un congelamento di emergenza della sequenza; esaminati solo dal personale scolastico; conservati in modo sicuro.
• Data di nascita: utilizzata per l'assegnazione delle categorie di età nei tornei e per il profilo dello studente.
• Peso: utilizzato per l'assegnazione delle categorie di peso nei tornei.
• Posizione GPS: rilevata temporaneamente solo al check-in mobile per verificare la vicinanza alla scuola (minimo 100 m); non memorizzata come cronologia delle posizioni separata.
• Dati di pagamento e bancari: elaborati esclusivamente da Stripe; OSS Manager non memorizza numeri di carta o dettagli del conto bancario.

Scopo del Trattamento

Utilizziamo i dati raccolti per:

• Abilitare le funzionalità della piattaforma
• Gestire account e profili
• Memorizzare e visualizzare le informazioni dell'accademia e degli studenti
• Migliorare l'esperienza utente
• Garantire la sicurezza e prevenire abusi
• Inviare comunicazioni operative (come avvisi di rinnovo)

Base Legale per il Trattamento

Trattiamo i dati sulla base di:

• Esecuzione del contratto (accesso e utilizzo della piattaforma)
• Conformità agli obblighi legali (come le fatture)
• Consenso (per comunicazioni non obbligatorie)
• Interesse legittimo (miglioramento della piattaforma, sicurezza, supporto tecnico)

Conservazione dei Dati

Conserviamo i dati per tutto il tempo necessario a fornire il servizio:

• Record degli studenti: eliminazione soft (i dati vengono conservati nel database; non vengono eliminati automaticamente). Le scuole sono responsabili della definizione e comunicazione dei propri periodi di conservazione.
• Cronologia delle transazioni XP: registro permanente append-only, necessario per audit e rettifiche.
• Certificati di laurea: conservati in AWS S3 indefinitamente, accessibili tramite URL firmato.
• Certificati medici: conservati con il loro stato di approvazione; nessuna scadenza automatica.
• Token dei dispositivi per le notifiche push: eliminati al logout esplicito o quando sostituiti da una nuova registrazione.
• Log degli errori dell'applicazione: gestiti da Sentry, soggetti alle proprie politiche di conservazione di Sentry.

Condivisione dei Dati e Sub-responsabili

I tuoi dati non vengono venduti. Condividiamo informazioni solo con i seguenti sub-responsabili, strettamente per operare la piattaforma:

• Stripe — fatturazione degli abbonamenti e raccolta dei pagamenti degli studenti (Stati Uniti)
• Google OAuth / Firebase — autenticazione single sign-on e notifiche push agli studenti mobili (Stati Uniti)
• AWS S3 — archiviazione file: certificati di laurea, loghi delle scuole, immagini (regione AWS configurabile)
• Sentry — monitoraggio degli errori e dell'applicazione (Stati Uniti)
• Laravel Nightwatch — request logging and application observability (United States)
• IPinfo — IP geolocation for country-based access control (United States)
• MaxMind GeoIP2 — VPN and location detection (United States)
• Postmark / Resend / Amazon SES — email transazionali: messaggi di benvenuto, certificati, promemoria (Stati Uniti)

Ogni sub-responsabile accede solo ai dati strettamente necessari per il proprio servizio ed è vincolato da obblighi di riservatezza.

Non utilizziamo pubblicità di terze parti o cookie di analisi. Nessun dato viene condiviso con reti pubblicitarie.

I tuoi diritti sui dati (LGPD / GDPR)

Hai i seguenti diritti riguardo ai tuoi dati personali:

• Accesso — visualizza il tuo profilo, la cronologia delle presenze, i record di laurea, l'XP e i dati finanziari nella tua dashboard studente.
• Rettifica — gli studenti e gli amministratori della scuola possono modificare i dati del profilo direttamente sulla piattaforma.
• Cancellazione — attualmente gestita manualmente; contatta l'amministratore della tua scuola o il supporto OSS Manager. È previsto un flusso di cancellazione self-service automatizzato.
• Portabilità dei dati — non ancora implementata; prevista per una futura roadmap.
• Restriction of processing (Art. 18) — you can request that we restrict the processing of your data (suspend emails, push notifications, XP processing) via your student privacy portal.
• Revoca del consenso per le notifiche — elimina il token del tuo dispositivo tramite le impostazioni dell'app o effettuando il logout.
• Presenta un reclamo a un'autorità di controllo (ad esempio, CNPD in Portogallo, ANPD in Brasile o la tua autorità locale per la protezione dei dati).

Per esercitare uno di questi diritti, contattaci a: [email protected]

Cookie e Sessioni

Utilizziamo solo i seguenti cookie:

• Cookie di sessione — mantiene la tua sessione web autenticata.
• Cookie locale — memorizza la tua preferenza linguistica per i visitatori non autenticati (durata di 1 anno).
• Cookie Stripe — impostati da Stripe durante i flussi di pagamento (gestiti da Stripe).
• Google Analytics 4 cookies — activated only after your explicit consent via the cookie banner (analytics_storage: denied by default).

Non utilizziamo cookie pubblicitari o di analisi di terze parti. Nessun dato viene condiviso con reti pubblicitarie. Puoi gestire i cookie nelle impostazioni del tuo browser.

Modifiche a questa Informativa

Potremmo aggiornare questa informativa periodicamente. Quando ciò accade, notificheremo gli utenti via email o attraverso la piattaforma stessa. La data di revisione sarà sempre indicata all'inizio.

Contatti

Per domande, suggerimenti o richieste relative alla privacy:

• [email protected]
• Lisbona, Portogallo