Politique de Confidentialité

Qui nous sommes

OSS Manager est une application en ligne pour la gestion des académies d'arts martiaux, opérée depuis le Portugal et disponible dans le monde entier.

Responsables du Traitement & Sous-traitants

OSS Manager opère en tant que plateforme B2B2C avec les rôles de données suivants :

• OSS Manager (Responsable de la plateforme) : exploite la plateforme SaaS et définit les politiques globales de données.
• Chaque académie abonnée (Responsable de l'académie) : détermine la finalité de la collecte des données des élèves et est responsable d'informer les élèves sur l'utilisation de leurs données.
• OSS Manager agit en tant que sous-traitant des données pour le compte des académies pour toutes les données au niveau des élèves.

Données que nous collectons

Données de compte :

• Nom
• Email
• Mot de passe (stocké sous forme cryptée)

Données saisies par les utilisateurs :

Les utilisateurs ayant les permissions Master et Teacher peuvent enregistrer :

• Nom de l'étudiant
• Email
• Téléphone
• Date de naissance
• Poids
• Ceinture et grade
• Adresse
• Image de l'étudiant (optionnel)

Données techniques :

• Adresse IP
• Type de navigateur et d'appareil
• Cookies et journaux d'accès

Données Sensibles

Les catégories de données suivantes nécessitent une attention particulière et sont traitées avec des protections renforcées :

• Données de santé (certificats médicaux) : soumis volontairement par les élèves pour demander un gel d'urgence de série ; examinés uniquement par le personnel de l'académie ; stockés en toute sécurité.
• Date de naissance : utilisée pour définir les catégories d'âge dans les tournois et le profil de l'élève.
• Poids : utilisé pour définir la catégorie de poids dans les tournois.
• Localisation GPS : capturée de manière transitoire lors du check-in sur l'application uniquement pour vérifier la proximité de l'académie (minimum 100 m) ; non stockée en tant qu'historique de localisation.
• Données de paiement et bancaires : traitées exclusivement par Stripe ; OSS Manager ne stocke pas les numéros de carte bruts ni les données bancaires.

Objectif du traitement

Nous utilisons les données collectées pour :

• Activer les fonctionnalités de la plateforme
• Gérer les comptes et les profils
• Stocker et afficher les informations sur l'académie et les étudiants
• Améliorer l'expérience utilisateur
• Assurer la sécurité et prévenir les abus
• Envoyer des communications opérationnelles (comme les avis de renouvellement)

Base légale du traitement

Nous traitons les données sur la base de :

• Exécution du contrat (accès et utilisation de la plateforme)
• Conformité aux obligations légales (comme les factures)
• Consentement (pour les communications non obligatoires)
• Intérêt légitime (amélioration de la plateforme, sécurité, support technique)

Conservation des Données

Nous conservons les données aussi longtemps que nécessaire pour fournir le service :

• Dossiers des élèves : suppression logique (données conservées dans la base de données ; non purgées automatiquement). Les académies sont responsables de définir et de communiquer leurs propres durées de conservation.
• Historique des transactions XP : grand livre permanent en append-only, nécessaire pour les audits et les annulations.
• Certificats de graduation : stockés sur AWS S3 indéfiniment, accessibles via une URL signée.
• Certificats médicaux : conservés avec leur statut d'approbation ; sans expiration automatique.
• Tokens de notification push : supprimés lors de la déconnexion explicite ou lors du remplacement par un nouvel enregistrement.
• Journaux d'erreurs d'application : gérés par Sentry, soumis aux politiques de conservation de Sentry.

Partage de Données & Sous-traitants

Vos données ne sont pas vendues. Nous partageons des informations uniquement avec les sous-traitants suivants, strictement pour exploiter la plateforme :

• Stripe — facturation des abonnements et collecte des paiements des élèves (États-Unis)
• Google OAuth / Firebase — authentification par connexion unique et notifications push aux élèves sur mobile (États-Unis)
• AWS S3 — stockage de fichiers : certificats de graduation, logos d'académies, images (région AWS configurable)
• Sentry — suivi des erreurs et surveillance de l'application (États-Unis)
• Laravel Nightwatch — request logging and application observability (United States)
• IPinfo — IP geolocation for country-based access control (United States)
• MaxMind GeoIP2 — VPN and location detection (United States)
• Postmark / Resend / Amazon SES — e-mail transactionnel : messages de bienvenue, certificats, rappels (États-Unis)

Chaque sous-traitant n'accède qu'aux données strictement nécessaires à son service et est soumis à des obligations de confidentialité.

Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ou analytiques tiers. Aucune donnée n'est partagée avec des réseaux publicitaires.

Vos Droits (RGPD / LGPD)

Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

• Accès — consultez votre profil, l'historique des présences, les graduations, les XP et les données financières dans votre tableau de bord.
• Rectification — les élèves et les administrateurs d'académie peuvent modifier les données de profil directement sur la plateforme.
• Suppression — actuellement traitée manuellement ; contactez l'administrateur de l'académie ou le support OSS Manager. Un flux de suppression automatique est prévu.
• Portabilité des données — pas encore implémentée ; prévue dans la feuille de route future.
• Restriction of processing (Art. 18) — you can request that we restrict the processing of your data (suspend emails, push notifications, XP processing) via your student privacy portal.
• Retrait du consentement aux notifications — supprimez votre token de dispositif dans les paramètres de l'application ou en vous déconnectant.
• Plainte auprès d'une autorité de contrôle (par ex. : CNIL en France, CNPD au Portugal, ou votre autorité locale de protection des données).

Pour exercer l'un de ces droits, contactez-nous : [email protected]

Cookies & Sessions

Nous utilisons uniquement les cookies suivants :

• Cookie de session — maintient votre session web authentifiée.
• Cookie de langue — stocke la préférence de langue pour les visiteurs non authentifiés (durée d'un an).
• Cookies Stripe — définis par Stripe lors des flux de paiement (gérés par Stripe).
• Google Analytics 4 cookies — activated only after your explicit consent via the cookie banner (analytics_storage: denied by default).

Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires ou analytiques tiers. Aucune donnée n'est partagée avec des réseaux publicitaires. Vous pouvez gérer les cookies dans les paramètres de votre navigateur.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique périodiquement. Lorsque cela se produit, nous informerons les utilisateurs par e-mail ou via la plateforme elle-même. La date de révision sera toujours indiquée en haut.

Contact

Pour des questions, suggestions ou demandes liées à la vie privée :

• [email protected]
• Lisbonne, Portugal